فن إتقان عملية اتخاذ القرار
إن عملية اتخاذ القرار في أي موضوع وفي أي قضية تحتاج إلى تفكير عميق وإلى الكثير من التدريب والخبرة، لأن القرارات الخاطئة لها انعكاسات سلبية على المرء وقد تجعلنا نندم عليها فيما بعد، إذا كنت لا تملك الخبرة الكافية لاتخاذ القرارات تابع قراءة السطور القادمة سنقدم لك 7 طرق هامة لإتقان عملية اتخاذ القرار.
تمر عملية اتخاذ القرار بخطوات معينة ، وقد اختلف كتاب علم الإدارة في عدد هذه الخطوات.
الخطوات المختصرة لعملية اتخاذ القرار هي:
1- تحديد المشكلة.
2- جمع بيانات وحقائق من المشكلة وبدائل الحلول.
3- اختيار الحل الأمثل.
4- تطبيق الحل ومتابعته.
الخطوات التفصيلية لاتخاذ القرار:
1- الوعي بوجود مشكلة.
2- تعريف المشكلة وحدودها.
3- البحث عن بدائل مختلفة للحل.
4- تقييم بدائل الحل.
5- اختيار انسب بديل للحل.
6- تطبيق ومتابعة الحل.
وسنعتمد في شرحنا على الخطوات التفصيلية حتى يمكن إعطاء وصف تفصيلي للقارئ عن محتوى وطبيعة عملية اتخاذ القرارات.
أولاً: كن واعياً بالمشاكل المحيطة بك.
يهمل كثير من المديرين هذه الخطوة، والسبب في ذلك أن هناك خوف لا شعوري من التعرف على المشاكل والوعي بها، لأن الوعي بها يعني ضرورة مواجهتها بالتعرف على ماهيتها وبمحاولة علاجها، وهذا الأمر يعني مواجهة أعباء إضافية لا يود المديرون أن يتحملوها، إلا أن الأمر ليس بهذه البساطة، فالمشاكل الحالية التي لا يواجهها المدير بالتعريف والحل هي مشاكل مستقبلية أكثر استشراءً وتعقيداً، وعليه يكون من الأفضل تكوين وعي بالمشاكل المحيطة ومواجهتها.
والمدير الناجح يمكن ان يكون واعياً بالمشاكل المحيطة به لو اتبع بعض الإرشادات والخطوات التالية التي ترفع من حساسيته للمشاكل:
1- اقرأ وراجع التقارير الإدارية المرفوعة إليك.
2- قارن مدى التقدم في التنفيذ بما هو وارد في الخطة أو الميزانية.
3- قارن أداء إدارتك بالإدارات المماثلة.
4- اجب عن السؤال: هل هناك شكاوى من مرؤوسيك؟
5- اجب عن السؤال: هل هناك شكاوى من المعاملين مع إدارتك؟
6- اجب على السؤال: هل الاتجاهات النفسية لمرؤوسيك جيدة؟ هل هم راضون عن العمل؟
7- ابحث عن مؤشرات مشاكل بين مرؤوسيك مثل: معدلات غياب عالية، ومعدلات تأخير عالية، ومعدلات إصابة عالية، ومعدلات ترك خدمة عالية.
ثانياً: شخص المشكلة بصورة سليمة.
يقولون أن التشخيص السليم للمشكلة هو نصف الحل، والطبيب يشخص المرض من أعراضه، فارتفاع الحرارة، والصداع، والرشح الأنفي، والالتهاب الزور هي الأعراض وليس المرض، وأن المرض هو نزلة برد أو الأنفلونزا. كذا الحال فإن انخفاض حماس الموظفين، وارتفاع معدلات غيابهم وتأخيرهم، وتعقد الإجراءات، وشكوى الإدارات المتعاملة مع القسم المعني بالأمر قد تكون كلها أعراض لمشكلة واحدة وهي انخفاض إنتاجية الإدارة بهذا القسم. ويشير بعض كتاب الإدارة إلى أن أهم خطوة في اتخاذ القرار من الإدارة هي تشخيص المشكلة، وهذا صحيح إلى حد بعيد حيث أن التشخيص الخاطئ يعني أن العلاج خاطئ أيضاً.
والآتي بعض النصائح المفيدة في تشخيص المشكلة:
1- اجمع اكبر قدر ممكن من المعلومات عن المشكلة وأعراضها.
2- ابحث العلاقة بين هذه المعلومات ومدى ارتباطها بالمشكلة.
3- ضع عدة تعريفات وتشخيصات للمشكلة.
4- فرق بين ما هي أعراض؟ وما هي مشاكل؟ أو بين ما هو سبب وما هو نتيجة؟
5- راجع نفسك مرة أخرى: هل المشكلة التي قمت بتحديدها وتشخيصها هي مشكلة حقيقية أو أحد أعراضها؟
6- راجع نفسك مرة أخرى، هل الأعراض التي قمت بجمع معلومات عنها تعزز تشخيصك للمشكلة؟
ثالثاً: ابحث عن بدائل للحل:
يحتاج الأمر بعد تحديد المشكلة تطوير ووضع أ:بر عدد ممكن من بدائل احل، وبما أن العقل البشري محدود بخبراته السابقة وبقدراته، فإنه يجب الاستفادة بها، مع الاستفادة بمصادر أخرى يمكن أن تساعد في تقديم واقتراح عدد آخر من الحلول. ويلجأ المديرون في غالب الأحيان إلى رصيد خبراتهم السابقة كمصدر وحيد لاقتراح بدائل احل، إلا أن الوضع المثالي هو محاولة تشجيع هؤلاء المديرين على البحث عن بدائل أخرى للحل قد يساعد فيها الزملاء والمرؤوسون بدور كبير فيها.
ونقدم فيما يلي بعض النصائح الخاصة بالبحث عن بدائل الحل:
1- اعتمد على رصيد خبرتك السابقة في معالجة مشاكل مشابهة واسأل نفسك هل كنت موفقاً في التعرف على بدائل الحلول؟ وما هي هذه البدائل؟
2- تعرف ما إذا كان أحد زملائك قد تعرض للمشكلة نفسها وكيف أمكنه علاجها؟
3- اسأل الآخرين أن يسعدوك. وابحث عن النصيحة منهم.
4- اسأل مرؤوسيك أن يقترحوا بعض الحلول.
5- قم بعقد لجان لبحث المشكلة والحلول البديلة لها.
6- قم بمناقشة المشكلة في اجتماعات وشجع مشاركة الآخرين في اقتراح الحلول.
7- ابحث في الكتب والمراجع عن حلول علمية للمشكلة.
8- استفد بخبرة الاستشاريين والخبراء وذوي الرأي.
رابعاً: قيم بدائل الحل.
وتهتم هذه المرحلة بدراسة مزايا وعيوب كل بديل من بدائل الحل او العائد والتكلفة لكل حل. والسؤال الذي يحاول أن يجيب عليه متخذ القرار هنا هو: ما هي قيمة كل بديل؟ ويستطرد متسائلاً ما هي نواتج كل بديل، وتأثيرها على الحل؟
وقدم فيما يلي بعض النصائح الخاصة بتقييم بدائل الحلول:
1- ضع أمامك قائمة بكل بدائل الحلو.
2- استخدم الأرقام والاتجاه الكمي، ما أمكن، في التعرف على العائد والتكلفة (أو مزايا وعيوب) كل بديل.
3- إن لم يكن استخدام الاتجاه الكمي ممكناً، قم بوضع قائمة بالمزايا والعيوب لكل بديل.
4- حاول أن تقارن جانب المزايا بجانب العيوب وحدد أي من الجانبين يتغلب على الآخر.
5- قم بالشيء نفسه لكل البدائل لكي تتعرف على قيمة كل بديل.
خامساً: اختر انسب بديل.
يتم في هذه الخطوة الاتخاذ الفعلي للقرار. ويشيع أن نسمع القول التالي في هذا الصدد: “لمواجهة مثل هذه المشكلة اعتقد أن انسب حل هو كذا”. ويمكن التوصل إلى اختيار انسب بديل لو تمكن المدير من اتباع الخطوات السابقة بصورة عقلانية رشيدة. إلا أن واقع الأمور يشير إلى تدخل جوانب شخصية مثل دوافع الناس وإدراكهم وخبراتهم في الخطوات الأربعة لاسابقة، مما يجعل الخطوة الخامسة وهي اختيار انسب بديل للحل غير رشيد. وقد يكفي ان يتعرف المدير على إمكانية تحيزه الشخصي في تعريف المشكلة وفي جمع معلومات عنها وفي استخدامه لخبرته السابقة في اقتراح حلول بديلة، ووعي المدير بإمكانية تحيزه قد يبصره إلى حد بعيد ويرشده إلى اتباع أسلوب أكثر موضوعية في عملية اتخاذ القرار.
سادساً: طبق وتابع الحل
يتبقى بعد اختيار انسب بدائل الحل أن يقوم المدير بتطبيقه ومتابعة هذا التطبيق. وعلى المدير أن يقوم بوضع إجراءات تفصيلية للتطبيق، كأن يقوم مثلاً أن الخطوة الأولى هي كذا والخطوة الثانية هي كذا، أو أن أسلوب التطبيق يتم بالطريقة المعينة، أو أن الأشخاص المشتركين في تطبيق الحل هم فلان وفلان على أن يتحدد مهام كل منهم في التطبيق.
وبعد أو أثناء التطبيق تأتي مرحلة المتابعة، وذلك من خلال دراسة تقارير التقدم في الإنجازات، أو من خلال مراجعة أنشطة معينة في تواريخ معينة للتعرف على ما إذا كانت قد تمت بنجاح أو لا.
وتظهر اهمية مرحلة التطبيق والمتابعة في أنها ترشد المديرين إلى مشاكل جديدة خاصة بالتطبيق، مما قد يشير إلى أهمية اتخاذ قرارات جديدة في هذا الصدد. هناك اسهم مرتدة تشير إلى أن آخر خطوة في اتخاذ القرار تؤدي إلى اكتشاف مشاكل جديدة تحتاج إلى إعادة الكرة في عملية اتخاذ القرارات. ويعني هذا الأمر أن اتخاذ القرارات هي عملية مستمرة ومتكررة، وتفيد عملية مطابقة تنفيذ القرار في إعطاء المديرين مؤشرات عن مدى نجاحهم في اتخاذ القرارات وتقييم لمهاراتهم الشخصية في هذا المضمار.
